Capitulo 19: Documentos y Vencimientos
Toda la documentacion bajo control
La seccion de Documentos es donde gestionas toda la papeleria digital de tu escuela: licencias de piloto, certificados medicos, seguros, documentos de identidad, certificados de aeronavegabilidad, y todo lo que necesites controlar. El sistema te avisa cuando algo esta por vencer para que nunca vuele alguien sin la documentacion al dia.
Acceder a la seccion
En la barra lateral tenes dos entradas:
- Documentos: Para subir, ver y gestionar todos los documentos.
- Vencimientos: Una vista especifica que muestra los documentos proximos a vencer.
Lo que ves al entrar
Encabezado
- Titulo: "Documentos"
- Descripcion: "Gestion de documentos y certificados"
- Boton: "Subir Documento" (con icono de flecha hacia arriba)
Tarjetas de resumen
Cuatro tarjetas te dan el panorama general:
| Tarjeta | Icono | Color | Que muestra |
|---|---|---|---|
| Total Documentos | Archivo | Azul | Cantidad total de documentos en el sistema |
| Vigentes | Check verde | Verde | Documentos activos y dentro de fecha |
| Por Vencer | Triangulo de alerta | Naranja | Documentos que vencen en los proximos 30 dias |
| Vencidos | X roja | Rojo | Documentos con fecha de vencimiento pasada |
Nota importante: La tarjeta "Por Vencer" es tu principal alerta. Si ves un numero mayor a cero, revisala de inmediato para evitar que alguien vuele con documentacion vencida.
Tipos de documentos
NAVIA maneja documentos para tres tipos de entidades:
Documentos de Usuario (pilotos, alumnos, instructores)
| Tipo | Descripcion |
|---|---|
| Licencia de piloto | Certificado de competencia emitido por ANAC |
| Certificado medico (CMA) | Certificado de aptitud psicofisica |
| DNI / Pasaporte | Documento de identidad |
| Seguro personal | Poliza de seguro del piloto |
Documentos de Aeronave
| Tipo | Descripcion |
|---|---|
| Certificado de aeronavegabilidad | Emitido por ANAC, confirma que el avion puede volar |
| Seguro de aeronave | Poliza contra terceros |
| Matricula ANAC | Registro oficial de la aeronave |
| Inspeccion tecnica | Ultima inspeccion periodica aprobada |
Documentos de Empresa
Documentos generales de la escuela como habilitaciones, seguros generales, etc.
Tip: Los tipos de documentos disponibles son configurables por el administrador del sistema. Si necesitas un tipo que no aparece en la lista, contacta al soporte de NAVIA.
Filtros y busqueda
Debajo de las tarjetas tenes dos herramientas para encontrar documentos:
- Buscador: Escribi el nombre del documento o el tipo para filtrar.
- Filtro de tipo de entidad: Un desplegable con las opciones:
- Todos
- Usuarios
- Aeronaves
- Empresa
La tabla de documentos
La tabla principal muestra todos los documentos con las siguientes columnas:
| Columna | Que muestra |
|---|---|
| Documento | Nombre del archivo, con su tamanio (ej: "licencia_juan.pdf (2.3 MB)") |
| Tipo | Tipo de documento (ej: "Licencia de Piloto") y su codigo |
| Entidad | A quien pertenece: "Usuario", "Aeronave" o "Empresa" (con icono) |
| Vencimiento | Fecha de vencimiento. Si esta proximo a vencer (menos de 30 dias), aparece resaltado en naranja con una etiqueta "Prox. vencer" |
| Estado | Activo (verde), Vencido (rojo), Reemplazado (naranja), Eliminado (gris) |
| Acciones | Menu de tres puntos con opciones |
Menu de acciones
Al tocar los tres puntos de cualquier documento:
- Ver: Abre el documento en una nueva pestana para visualizarlo.
- Descargar: Descarga el archivo a tu computadora.
- Editar: Permite modificar titulo, descripcion, fechas y notas.
- Eliminar: Borra el documento (con confirmacion).
Estados de un documento
| Estado | Color | Significado |
|---|---|---|
| Activo | Verde | Documento vigente, dentro de fecha |
| Vencido | Rojo | La fecha de vencimiento ya paso |
| Reemplazado | Naranja | Se subio una version mas nueva (este quedo como historico) |
| Eliminado | Gris | Fue borrado del sistema |
Subir un documento nuevo
- Toca el boton "Subir Documento"
- Se abre un dialogo con los siguientes campos:
Archivo (obligatorio)
Un area de arrastre (drag & drop) o un boton para seleccionar el archivo desde tu computadora. Cuando seleccionas un archivo, aparece su nombre y tamanio.
Formatos aceptados: JPG, PNG, GIF, WEBP, PDF Tamanio maximo: 10 MB
Tipo de Entidad (obligatorio)
Elegis a quien pertenece el documento:
- Usuario: Para documentos de alumnos, instructores, etc.
- Aeronave: Para documentos del avion.
- Empresa: Para documentos generales de la escuela.
Entidad (obligatorio)
Segun el tipo que elegiste, se muestra una lista:
- Si elegiste "Usuario": Lista de todos los usuarios de la escuela.
- Si elegiste "Aeronave": Lista de todas las aeronaves (matricula - modelo).
- Si elegiste "Empresa": El nombre de tu escuela.
Tipo de Documento (obligatorio)
Los tipos disponibles cambian segun la entidad. Por ejemplo, para un usuario ves "Licencia de Piloto", "Certificado Medico", etc.
Titulo (obligatorio)
Un nombre descriptivo. Si no lo completas, se usa automaticamente el nombre del archivo.
Fechas
| Campo | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha de Emision | Cuando se emitio el documento (opcional) | 15/03/2026 |
| Fecha de Vencimiento | Cuando vence (opcional pero recomendado) | 15/03/2027 |
Notas (opcional)
Cualquier observacion adicional sobre el documento.
- Toca "Subir Documento"
Se muestra una barra de progreso mientras se carga el archivo. Cuando llega al 100%, el documento queda registrado.
Ejemplo practico
Supongamos que Juan Perez renueva su certificado medico y te trae la constancia:
- Tocas "Subir Documento"
- Seleccionas el PDF del certificado
- Tipo de Entidad: "Usuario"
- Entidad: "Juan Perez"
- Tipo de Documento: "Certificado Medico (CMA)"
- Titulo: "CMA Juan Perez 2026"
- Fecha de Emision: 01/03/2026
- Fecha de Vencimiento: 01/03/2027
- Tocas "Subir Documento"
Editar un documento
- En la tabla, toca los tres puntos del documento
- Selecciona "Editar"
- Podes modificar:
- Titulo
- Descripcion
- Fecha de emision
- Fecha de vencimiento
- Notas
- Toca "Guardar Cambios"
Nota importante: No podes cambiar el archivo en si. Si necesitas reemplazar el archivo, subi uno nuevo y el anterior quedara como "Reemplazado".
Documentos subidos por alumnos
Los alumnos tambien pueden subir documentos desde la app movil:
- El alumno va a Perfil > Documentos en la app
- Selecciona el tipo de documento
- Sube la imagen o PDF
- El documento queda en estado "Activo" pero el admin puede revisarlo
Flujo de revision (si tu escuela lo implementa)
Algunas escuelas configuran un flujo de aprobacion donde los documentos subidos por alumnos necesitan la validacion del admin antes de considerarse oficiales. En ese caso:
- El alumno sube el documento
- El admin lo revisa desde la seccion de Documentos
- Aprueba o rechaza el documento
- Si lo rechaza, el alumno recibe una notificacion para subir una nueva version
Vencimientos
Seccion dedicada
En la sidebar hay una entrada separada llamada "Vencimientos" que te muestra especificamente los documentos y packs que estan proximos a vencer.
Documentos por vencer
La vista muestra documentos cuya fecha de vencimiento esta dentro de los proximos 30 dias. Cada documento aparece resaltado con:
- Nombre del documento y tipo
- A quien pertenece (usuario o aeronave)
- Cuantos dias faltan para que venza
- Acciones disponibles
Documentos vencidos
Tambien se muestran los documentos que ya vencieron, para que puedas hacer seguimiento y pedir las renovaciones.
Nota importante: Un documento vencido no impide automaticamente que un alumno vuele en el sistema (esa restriccion depende de la politica de tu escuela), pero si te genera alertas para que tomes accion.
Reemplazar un documento vencido
Cuando un documento vence y el alumno trae la version renovada:
- Subi el nuevo documento siguiendo los pasos normales
- El documento anterior cambia automaticamente a estado "Reemplazado"
- El nuevo documento queda como "Activo" con la nueva fecha de vencimiento
Problemas comunes
"El archivo no se sube"
- Verifica que el archivo sea de un formato aceptado: JPG, PNG, GIF, WEBP o PDF.
- Verifica que no supere los 10 MB de tamanio.
- Si es un archivo muy grande, intenta comprimirlo o escanearlo a menor resolucion.
"No encuentro el tipo de documento que necesito"
- Los tipos de documento son configurables. Si no ves el que necesitas, contacta al soporte de NAVIA para que lo agreguen.
"Un alumno dice que subio un documento pero no lo veo"
- Verifica en la tabla filtrando por "Usuarios" y buscando el nombre del alumno. El documento deberia aparecer si se subio correctamente.
- Pedi al alumno que verifique que la carga se completo desde su app (deberia ver el documento en su perfil).
"Quiero que el sistema bloquee vuelos si hay documentos vencidos"
- Esta funcionalidad depende de la configuracion de tu escuela. Contacta al soporte de NAVIA para activar restricciones automaticas basadas en documentacion.
"Necesito ver el historial de todos los documentos de un alumno"
- Busca por el nombre del alumno en el buscador de la tabla. Van a aparecer todos sus documentos (activos, vencidos y reemplazados).
"Subi un documento con la fecha equivocada"
- Toca los tres puntos del documento, selecciona "Editar" y corrige las fechas.